Il presidio dell’evoluzione del modello organizzativo della Banca e delle società controllate, con riferimento a strutture organizzative, dimensionamenti e processi è assicurato dalla struttura Organizzazione e ICT.

Nel 2011 è proseguita l’evoluzione della struttura organizzativa della Banca in particolar modo nell’ambito delle strutture di gestione e delle funzioni di controllo quali la funzione di Conformità e di Risk Management, ampliando, per queste ultime, il perimetro di competenza. Sono inoltre stati realizzati interventi di razionalizzazione del modello organizzativo e delle attività operative affidate alle filiali, ottimizzando l’organizzazione del lavoro attraverso una redistribuzione di attività tra periferia e sede centrale ed implementando al meglio le strutture informatiche e di processo.

Nell’ambito della regolamentazione normativa sono stati rivisti i principali regolamenti (regolamento di gruppo, regolamento generale, regolamento del dirigente preposto, ecc.) oltre alle maggiori procedure interne con l’obiettivo di introdurre novità operative volte ad un maggior efficientamento dei processi nonché a far emergere i rischi latenti nelle varie attività al fine di introdurre i corretti presidi di mitigazione. In tale ambito, notevole rilevanza è stata data alla mappatura delle attività core che ha consentito, in ultimo, di realizzare un articolato sistema di monitoraggio dei rischi di credito, ove è stata definita la corretta dialettica tra le filiali, la sede e le funzioni di controllo.

Sono stati inoltre revisionati ed aggiornati i contratti di servizio per le attività esternalizzate al fine di adeguarli alle evoluzioni delle attività operative; in tale contesto, sono stati migliorati anche gli indicatori di performance (KPI) dei servizi erogati.

Relativamente alla fusione con Toscana Finanza, si sono avviate e concluse diverse attività organizzative volte alla necessaria integrazione (nuovo organigramma con ottimizzazione delle strutture, adeguamento dei regolamenti interni alla Banca, riscrittura dei processi rilevanti relativi alla realtà incorporata, ecc..).

Come ogni anno, si è provveduto all’aggiornamento del Documento Programmatico sulla Sicurezza così come previsto dall’art. 34 del D.Lgs. 196/03 -“Codice in materia di protezione dei dati personali”.

Banca IFIS si avvale di un sistema informativo comprendente applicazioni a supporto dei servizi bancari, del canale Internet, oltre naturalmente a tutte le applicazioni di governo amministrativo/finanziario, contabile e normativo. La posizione di leadership e la vocazione innovativa di Banca IFIS rendono indispensabile non solo poter gestire in modo efficiente i servizi maturi, ma anche abilitare l’innovazione finanziaria e di servizio con una “macchina operativa” adeguata allo standing dei suoi clienti. A livello organizzativo questo si ottiene attraverso la gestione “in house” delle attività core per il business della Banca (le applicazioni per la gestione della clientela factoring e per la raccolta retail) e l’esternalizzazione a vari outsourcer delle restanti attività, ove maggiori sono le sinergie ed i benefici ottenibili.

Nel corso del 2011 è stata potenziata la struttura organizzativa della funzione Sistemi Informativi al fine di renderla coerente con le evoluzioni del business. Di seguito le principali iniziative progettuali orientate al business, consolidate nel 2011:

  • Introduzione del sistema CRM Oracle Siebel per tutta la rete commerciale. L’obiettivo è quello di avvicinare la Banca ai bisogni crescenti dei propri clienti interpretando al meglio le loro esigenze. Per questo, il sistema è stato integrato con i vari applicativi gestionali della Banca in particolare con le anagrafiche, con la pratica elettronica di fido, con le fonti esterne di informazione, con la Centrale Rischi e con il sistema informativo bancario.

  • Avvio del cantiere relativo al nuovo sistema informativo gestionale dedicato al factoring. Il rilascio in produzione del nuovo applicativo, previsto nel corso del 2012, consentirà alla Banca di accrescere le proprie linee di prodotto specifiche per il supporto alle PMI.

  • Avvio del cantiere relativo ad un sistema esperto di valutazione dei dati di bilancio e della Centrale dei rischi. Il rilascio di tale applicativo, previsto entro i primi mesi del 2012, consentirà di avere una più solida guida per la rete commerciale in fase di istruttoria su cui fondare ulteriori approfondimenti con la clientela per un maggior dettaglio informativo e alla valutazione, in sede di affidamento, per una migliore esamina delle situazioni di anomalia. L’applicativo è anche la base per un potenziamento del nuovo sistema di monitoraggio del credito posto in essere nel corso del 2011.

  • Avvio del cantiere dedicato al Contenzioso per un maggior controllo delle attività interne ed esterne nonché una migliore razionalizzazione dei processi gestionali e operativi. Il rilascio in produzione del nuovo applicativo è previsto entro marzo del 2012.

  • Implementazioni del prodotto rendimax con l’introduzione di alcune nuove tipologie di offerta (ampliamento delle scadenze dei vincoli, introduzione delle liquidazione degli interessi sui vincoli in via trimestrale posticipata, sviluppo opzione “LIKE”).

  • Attivazione di un nuovo sito di Disaster Recovery presso il datacenter Fastweb in Caldera a Milano.

  • Avvio del cantiere relativo al nuovo sistema informativo contabile. Il rilascio in produzione, previsto entro i primi mesi del 2012, consentirà alla Banca di avere una migliore razionalizzazione delle fasi di contabilizzazione anche in relazione all’integrazione dell’applicativo gestionale relativo a Toscana Finanza S.p.A., società incorporata in Banca IFIS con effetto dal 31.12.2011.

  • Relativamente alla fusione con Toscana Finanza, si sono aperti e conclusi diversi cantieri relativi alle attività necessarie a garantirne l’integrazione.

  • Infine, nel corso del 2011 sono state effettuate le consuete prove tecniche architetturali e applicative di Business Continuity e di Disaster Recovery dei sistemi gestionali della Banca, ove è stato ampliato il perimetro di continuità operativa a tutte le applicazioni core della Banca. I test sono stati effettuati con la presenza dell’Internal Audit.